秘書になるにはどうしたらいい？仕事内容、資格適正、求人の見つけ方など
秘書になるにはどうしたらいいのでしょうか。一般的に秘書の求人というは少なく、秘書業務がどういうものなのか、どうやって秘書になるのかがわからない方も多いでしょう。
そこで今回は秘書になる方法や秘書の仕事業務内容の詳細を解説します。
秘書の仕事内容ってどんなの？
秘書がやる仕事はたくさんある
【スケジュール管理】
上司のスケジュールを管理します。社内ミーティングの日程を決めたり、社外の来訪対応の日程調整をしたりします。また上司の予定のリマインド（再通知）の役割を担ったりします。
【電話やメール応対】
上司宛に届くメールのチェックや電話対応などを対応します。重要な案件などは自分で判断せず上司の判断を仰ぐことが重要になりますので、ホウレンソウを上手にする必要があります。
【来訪来客対応】
来客の出迎え、お茶だし、部屋への案内など、来訪来客の対応をします。場合によっては議事録係として同席することもあります。
【文書作成】
文書の作成をします。パワーポイントやエクセルでの表作成、名刺管理、顧客リスト作成などをやることもあります。
【予約業務】
レストラン、航空券、ホテルなどの予約業務をしたりします。
【人付き合いに関わる業務】
慶弔、お中元の準備などの人付き合いに関わる業務をやったり、また上司の部下の相談役になったり、上司の悩みの聞き役になったりなどをすることもあります。
【その他】
業務に関わる情報収集業務や、上司の予定のリマインド（再通知）、身の回りの整理整頓、郵便や書類の整理など。
上司の人格に仕事内容は左右される
秘書の仕事とは、一言でいえば、上司の仕事をサポートする仕事です。
スケジュール管理、電話やメール応対、来訪対応、事務対応ぶんしょ対応など様々な仕事が秘書にはありますが、どんな仕事をするのかは上司の人格や性格、仕事内容、得意不得意などによって変わってきます。
メール対応や電話対応はやってほしいけど、スケジュール管理は自分でやりたいという人もいるでしょうし、あまり秘書に仕事を任せたくなくて秘書に雑用係をお願いする上司もいるかもしれません。
また社長や役員などの秘書は、その周辺で働く役員や取締役など他の人とのコミュニケーションも重要なので、複数の人との間に立つようなコミュ力や調整力が必要になる仕事でもあります。
いずれにせよ、自分がどういう仕事を担うのかは、良くも悪くも上司次第ということになります。
秘書になるためにはどうしたらいいの？
基本的に、秘書課へいきなり配属されることは稀
大きな会社の場合は新卒でも中途採用でもいきなり秘書課の採用をするということはほとんどありません。
通常、社内で他の部署での働きぶりを見て「この人なら秘書に向いてそうだな」と思われると、秘書課への異動があるというルートが一番多いようです。そのため、大企業の秘書をやっている方は、実は最初から秘書になりたくて秘書をやっている人ばかりではないようです。
営業、事務、経理、人事、総務など他の部署で仕事をしている人の中から、スカウトしてくるような形で秘書になる形です。なので、秘書になるためには「秘書に向いているな」と思われるような素質がある必要があります。では、秘書に向いている人とはどんな人でしょうか？
英語や秘書検定は必ずしも必須ではない
秘書と言うと、英語がペラペラで、秘書検定を持っていて、高学歴で頭が良い…というイメージを持っている方が多いかもしれませんが、必ずしもこれらがないといけないわけではありません。
秘書になるために、もっとも重要なのは、
- 守秘義務を守れる誠実な人である
ということです。
秘書を必要としている人（つまり上司）は、主に政治家、大企業や外資系企業の役員クラス、中小企業の社長、医者弁護士会計士などの士業などです。
つまり、秘書という仕事は、会社における重要な極秘情報が集まってくる場所で働くことになるのです。だからこそ、それを外に口外しない人、情報漏洩を防いでチェックできる人、アポイントやスケジュールを完璧に把握して抜け漏れがない人など、誠実性がある人が秘書として適性がある人ということになります。
また、上司の側で普段から活動するわけですから、当然社内外の人たちとの交流などの機会も少なくありません。そのため、人当たりがよくて、気がきける人なども秘書として選ばれる条件であるようです。
また、基本的なビジネスマナーがあったり、人に対する接し方に礼儀正しさ、身なりに一定の清潔感があるなどの条件は必要になります。
まとめると、秘書に適している人は、以下の通りです。
- 誠実で、機密情報の守秘義務を守れる人
- 上司をサポートできる人
- 周囲に気を配れる人
確かに秘書課に配属される前後に、ビジネスマナーなどを学べる「秘書検定」の学習を薦められるケースがあったり、外資系企業で外国語が堪能だったり、専門的な仕事であるため業界知識があった方が良いということはあるかもしれません。
ですが、それらの知識やスキルを持っているから秘書になれるとは限りません。あくまで会社で適性があると判断された場合に秘書になることができるというようです。また、女性に限らず、男性秘書でも適任であれば秘書になります。
秘書は雇用、派遣の2種類がある
秘書は、先ほど説明したような他の部署の社員を秘書課に登用するタイプの雇用型と、もう一つの携帯として、派遣社員や契約社員を使って秘書を招き入れる派遣型の２種類があります。
正社員から秘書になるルートは、周囲に秘書に向いていると認められる必要があったり、秘書へ人員を回す需要があるのかという人事的な事情でも変わってきます。説明からもわかる通り、どうしても運要素が強くなってしまいます。
なので、もし直接秘書として働き出したいなら、派遣や契約社員として会社の秘書になるという方法もあります。
ただし、この場合「個人付き」と「部署付き」というものがあってそれによって業務内容が少し違ってきます。「個人付き」とは役員や社長などの個人の秘書です。一般的な社長秘書などのイメージはこれだと思います。その方がいなくあれば、必然的に秘書の任期もそこで終わりということになります。
それに対して「部署付き」と呼ばれるものは、部署に配属される秘書で、個人のサポートというよりは、その部署の総務的な役割をする仕事のようなものもしたりする可能性があります。なので、必ずしも「秘書的な」仕事をしているとは限らず、雑用やなんでも屋のような仕事をすることになる可能性も高いです。
とはいえ、ここらへんは明確な区別があるわけではなく、秘書といっても会社によって業務内容も違いますし、求められる知識やスキルなども違います。仮に同じ会社でも上司の性格、部署の状況、経営状況などによって秘書が担う役割は変動します。
そのため、それらの変化にも柔軟に対応できる対応力や柔軟性も持ち合わせている必要もあるでしょう。
コネがあるなら中小企業や専門士業の元で秘書に
コネがあるなら、中小企業や士業家の元で秘書になることもできます。
中小企業の社長さんや、医者弁護士会計士などの士業に就いている人の場合、コネクションがある方から秘書を選ぶこともありえます。競争率が低いだけでなく、気にいってもらえれば、長期的に働くことができる信頼関係を作ることができる可能性がある部分でもあります。
また、もしコネがなくても、最近では「クラウドワークス」などのクラウドソーシング系のサービスで秘書を探している中小企業は少なくありません。
仕事内容や業務内容によっては、かなり目玉求人があったりすることもありますし、必ずしも出勤タイプに限らず、在宅OK、週数回でもOK、などの柔軟な対応をしてくれる会社もあるはずです。たいていは試用期間がありますが、気に入ってもらえれば長期的にお願いされることもあります。
ただし、秘書の求人自体、他の業種に比べたらどうしても少なくなってしまう傾向にあるので、募集がかかると応募が殺到する可能性は高いです。
クラウドワークスなどで秘書求人を探す場合、定期的に募集がないか、サイトをチェックしたりする長期戦になってしまいます。
- 参考サイト：クラウドワークス
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さいごに：秘書検定について
よく秘書になるためには、学歴が必要、外国語が必要などと言われています。
ですが、秘書とは究極のサービス業です。形のない価値を提供する仕事です。しかもそのサービスというのは決まったものではなく、上司にとって千差万別です。
そのため上司のニーズを見抜く力、そしてそれをしっかりサポートすることができる管理能力や、誠実な人柄だったり、周囲とのコミュニケーションを円滑にする能力さえあれば、必ずしも学歴や、語学は必要ありません。
秘書に抜擢される人は、人間性を見られた上で秘書になります。なのでいくら「学歴があって、外国語が堪能」でも、秘書に求められる人物像を持ち合わせていなければ秘書になることはできませんし、仮に秘書になったとしても仕事で上司や周囲とうまくいかずに苦労することになります。
自分の性格なんてすぐには変えられませんから、努力して秘書になれるようなものでもありません。あくまで秘書に向いてるのか、秘書になれるのか、というのは他人の評価の中にしかないのです。
ですが、ここまで秘書になりたいと思って最後まで読んでくれているあなたなら、かなり秘書に対する想いが強いことでしょう。秘書になるために何もすることができないと聞かされて、それでも黙ってられないのではないでしょう。
もし秘書になるために何か自分自身で努力できることはないのか、と考えているのであれば「秘書検定」の勉強をしてみても良いかもしれません。秘書検定は唯一秘書になるために自分が努力できることです。
ないよりはある方が良いです。同じ素質くらいの人が二人いたら、やはり秘書検定を持っている人を好むでしょう。
幸い秘書検定では、社会人としてのマナー・秘書の仕事内容など、基本的に秘書として働く上で知っておくべきことを学習することができます。なので、秘書になりたいのであれば一通り知っておいた方が良い知識ばかりなのです。
ないよりはあった方がアピールになります。むしろ秘書になるために他にできることはあまりないからこそ、秘書検定をとることは唯一秘書になるためにできる努力になります。
もし秘書に本当になりたいなら、検定を受けて勉強することは決して意味のないことではありません。
その知識を体得してそれを実践することで、それに目を止めてくれる人がいるかもしれません。
秘書として何が求められているのかということも秘書検定は学習できるので、本気で秘書になりたいなら、秘書検定の勉強はかなり役立つはずです。